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文件名稱：文件管制程序
編號 ：QP04001
版次 ： 1.0
頁次：1
1 目的：
對與質量/環境管理體系有關的文件和資料進行控制，確保各相關場所使用文件之有效性。
2 范圍：
本文件適用于與質量/環境管理體系有關的各類文件。
3 定義：
無。
4 職責：
4.1 文件管制中心負責全公司質量/環境管理體系文件和資料的發放、更改、管理。
4.2 各相關部門負責本部門所使用文件和資料的管理。
5 管制流程：
流 程
責任單位
相關說明
使用表單
銷 毀 修改、作廢 實施、檢討 編號、發行 批准 NG 審核 編 寫 申 請 NG OK OK
使用單位
使用單位
課級主管
部門主管
總經理
部門主管
總經理
文件管制中心
使用單位
相關單位
稽核單位
使用單位
相關單位
文件管制中心
使用單位
文件管制中心
文件管制程序
文件編寫規定
文件管制程序
文件管制程序
文件制/修訂申請表
體系文件總覽表
質量/環境記錄總覽表
文件分發記錄表
文件制/修訂申請表
文件銷毀申請表
文件名稱： 文件管制程序
編號：QP04001
版次 ：1.1
頁次：2
6 執行方法：
6.1 文件與資料的分類與編號：
6.1.1 文件與資料的分類：
6.1.1.1 系統管理手冊(QM)。
6.1.1.2 程序文件、質量環境計划等管理性文件(QP)。
6.1.1.3 工作指導文件(WI)，如：將系統管理手冊或程序書上所規定之質量環境作業、技術等，做細部描述之指導文件。例如: 製造、操作、檢驗、設備保養、儀測等作業標準。
6.1.1.4 質量環境記錄(FM)，各崗位工作中形成的與質量環境有關的記錄、報表等。
6.1.2 文件編號原則：
6.1.2.1 系統管理手冊：
流水號 系統管理手冊代號(QM)
6.1.2.2 程序文件：
程序文件代號（QP） ISO標准章節代號(注：如為體系共用文件以ISO9001章節號為基准) 流水號
6.1.2.3 工作指導書：
□□ □□ □□□
流水號 工作指導書代號(WI) ISO標准章節代號
文件名稱： 文件管制程序
編號 ： QP04001
版次 ： 1.2
頁次 ：3
6.1.2.4 質量環境記錄：
（1）各部門制訂的表單：
□□ □□ □□□
質量環境記錄代號(FM) ISO標准章節代號 流水號
（2）ERP系統表單：
□□□ □□ □□□
流水號 ISO標准章節代號 ERP系統英文縮寫(ERP)
6.1.3 文件分為“管制文件”與“非管制文件”。
6.1.3.1 管制文件：須隨時保持最新資料，並有分發及簽收記錄，且無效之資料須及時收回撤銷，如系統管理手冊、程序書、工作指導書等。所有內部管制文件，每一頁蓋紅色“發行章”。
6.1.4 文件版次：
6.1.4.1 為使新舊文件有所區分及管理，並確保工作場所保持最新版本的使用狀態。
6.1.4.2 版次以阿拉伯數字表示，如（1.0版、2.0版、3.0版 … 依此類推）。
6.1.4.3 版次修改原則，文件內容做大篇幅修改時，則以第2.0版、第3.0版… …
依此類推 ; 若只有小部份內容修改則以1.1版、1.2版… 依此類推至1.5
版為止，下一版次即變更為2.0版。
6.2 文件的編寫、審批：
6.2.1 文件依「文件編寫規定」編寫，應規范化、標准化。
6.2.2 系統管理手冊(QM)由管理代表或其指定人員編寫。
程序文件(QP)由各相關單位主管依「文件編寫規定」編寫。
工作指導書(WI)及質量環境記錄(FM)由各相關單位主管指派并督導所屬人員編寫。
文件名稱：文件管制程序
編號：QP04001
版次：1.0
頁次：4
6.2.3 系統管理手冊由品保部門主管審核，報總經理批准后發行。
程序文件由各相關單位的部門主管審核，管理代表批准后發行。
工作指導書由各相關單位主管審核，部門主管批准后發行。
6.3文件的發行：
6.3.1 文件管制中心將審批后的文件依
6.3.2 文管中心發行文件，QM、QP文件發行給所有課級以上單位，WI和FM文件應分發至所需部門，管制文件未蓋發行章者適為無效文件。
6.3.3 管制文件的發放由文件管制中心填寫「文件分發記錄表」，經主管批准后，按發
放范圍發放，保存分發、簽領、回收記錄，FM不需要做發放記錄。
6.4 文件的修改、作廢和銷毀：
6.4.1 當文件不再適用或其他程序未能達到質量環境系統的要求時需修訂，應填寫「文件制/修訂申請表」審批后交文管中心修改。
6.4.2 文件的修改可采取更改頁抽換的方式，需注意版次無誤。修改后由文件管理人員依原「文件分發記錄表」發放修改的文件，同時收回修改前舊版文件并銷毀。
6.4.3 QM、QP、WI文件修改后需將修改履歷登錄于每份文件的首頁上，並將變更之性質與內容標註清楚,FM修改時需在「文件制/修訂申請表」后附上原表單和新表單。
6.4.4 修訂單位(即申請修訂者)，若非原編寫(即主辦)單位或因需要知會其他單位時，申請人可依據文管中心所提供之相關部門名單，將申請表會簽相關單位無誤後，交回文管中心完成修訂申請。
6.4.5 文件修改重新發行時，應收回舊版文件并銷毀，文件管制中心需保留每頁加蓋“作廢章”的文件原稿，以便日後追溯，各項作廢之質量文件，為方便日後查詢翻閱，仍應繼續保存五年。
6.4.6 如已逾越保存期限規定且儲存空間又不足時，可填寫「文件銷毀申請表」，經申請單位主管簽核後，會簽管理代表及總經理核准後，統一銷毀。
6.5 文件的管理：
6.5.1 文件管理中心負責質量環境管理體系文件原稿的歸檔保管工作，原版文件一律不外借，防止丟失或損壞。
6.5.2 文件應分類放在通風、干燥、安全處，注意防火、防霉、防鼠。
6.5.3 任何人不得在管制文件上亂涂亂划，私自復印。
文件名稱： 文件管制程序
編號：QP04001
版次：1.4
頁次：5
6.5.4 當文件持有人丟失文件或文件嚴重破損時，應向文管中心提出申請補發或更換。
6.5.5 每年5月及11月文管中心正本文件與各部門所使用文件做比對確認以免誤用舊件。
并記錄于「文件版次確認表」。
6.5.6 公司內部不得使用未加蓋“發行章”的文件，一經發現由文管人員立即收回銷毀。
6.6 外來文件的管理：
6.6.1 外來之文件及資料包括國際標准、國家標准、法規、廠商標准、顧客圖面/規范等引用的參考標準及技術文件等。
6.6.2 各部門收到外來文件時，由部門主管進行識別后，填寫文件制修訂申請表，統一交文管中心蓋“收文章”并編號歸檔，且登錄于「外來文件總覽表」上。
認更新「外來文件總覽表」。
6.6.3 若所需引用文件的識別碼為「1」，由文管中心復印發出，并蓋上“參考章”，此屬非管制文件各部門自行保管歸檔，若有爭議，仍以文件管制中心之內容為標准。
6.6.4 若所需引用文件的識別碼為「2」，由文管中心借出并登錄到「外來文件借閱登記表」中。
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7 參考文件：
7.1 文件編寫規定(WI04001)
7.2 文件管制識別章一覽表(WI04005)
7.3 體系文件總覽表(WI04002)
7.4 質量環境記錄總覽表(WI04003)
8 記錄：
8.1 文件分發記錄表(FM04005)
8.2 文件制/修訂申請表(FM04004)
8.3 文件銷毀申請表(FM04006)
8.4 文件版次確認表(FM04003)
8.5 外來文件借閱登記表(FM040013)
8.6 外來文件總覽表(FM040014)
